Як вибрати підрядника для автоматизації бізнес-процесів: з чого починає виконавець, що входить у ціну і на що дивитися
Як вибрати підрядника на автоматизацію бізнес-процесів: починати з аудиту, а не з інструмента, п'ять питань виконавцю, ознаки слабкої пропозиції і критерій приймання
Автоматизація бізнес-процесів часто починається не з того боку: власник бачить інструмент, а потім шукає, де його застосувати. Хороший підрядник іде навпаки. Спершу він з'ясовує, які повторювані дії забирають час і де губляться заявки, і лише потім обирає, чим це закрити.
Починати треба з аудиту, а не з інструмента
Перше питання до виконавця: що ви робите до того, як щось будувати? У каталозі AKORDO для цього є окрема послуга, аудит процесів і можливостей автоматизації. Вона виявляє ручне перенесення даних, звіти вручну і місця, де дії забуваються. Підрядник, який пропонує одразу писати інтеграцію без розбору, ризикує автоматизувати помилку.
Не кожен процес варто автоматизувати. Якщо дія трапляється раз на місяць, а її налаштування коштує більше, ніж ручна робота за рік, автоматизація не окупиться. Чесний виконавець скаже про це сам.
П'ять питань до підрядника
- Яку задачу ви бачите першою? Добра відповідь називає конкретний ланцюжок, наприклад заявка з сайту, CRM, задача менеджеру, а не абстрактне «оптимізувати процеси».
- Чи потрібен тут AI? Не завжди. Кейс внутрішньої звітності AKORDO описує Telegram-бот і Google Sheets, а AI у переліку його робіт немає. Підрядник, який додає AI у кожну пропозицію, продає технологію, а не рішення.
- Що буде, коли щось піде не так? Запитайте про винятки: що відбувається із заявкою, якщо в ній порожнє поле, і хто про це дізнається.
- Хто відповідає за дані? Автоматизація віддзеркалює ваші дані. Якщо в CRM дублікати, їх варто почистити до запуску.
- Що після здачі? Чи є супровід і документація, щоб систему можна було змінити без того самого підрядника.
Автоматизація чи інтеграція систем
Це різні речі, і ціна в них різна. Автоматизація прибирає ручну дію в одному ланцюжку: заявка автоматично стає задачею. Інтеграція зв'язує окремі системи між собою, наприклад CRM, сайт, облік, склад і доставку. Якщо підрядник змішує ці два поняття, його пропозицію складно порівняти з іншими. Докладніше про інтеграцію систем у матеріалі Інтеграція CRM з обліком, складом та бізнес-системами.
Ознаки слабкої пропозиції
- Ціна без опису ланцюжка, який автоматизується.
- Обіцянка скоротити витрати на певний відсоток без вимірювань на ваших даних. Без заміру до і після така цифра нічого не означає.
- Немає критерію приймання. Його варто сформулювати як сценарій: заявка з сайту з'являється в CRM, менеджер отримує задачу, керівник бачить статус. Цей сценарій проходять разом з командою до того, як відмовитися від ручного порядку.
- Умови про зовнішні витрати не названі. Ліцензії, API, хостинг і телефонію клієнт оплачує окремо.
Скільки це коштує за каталогом
| Послуга | Орієнтир вартості | Орієнтир терміну |
|---|---|---|
| Аудит процесів і можливостей автоматизації | $300-700 | 1-2 тижні |
| Автоматизація бізнес-процесів | $500-1 600 | 1-3 тижні |
| Автоматизація документообігу | $900-2 000 | 2-5 тижнів |
| Інтеграція бізнес-систем | $1 100-3 300 | 2-8 тижнів |
Пакет «Автоматизація та інтеграції» починається від $800 і включає аудит процесів та автоматизацію бізнес-процесів. Точну суму AKORDO називає після безкоштовної консультації, а терміни в каталозі орієнтовні й не є договірними.
Що показують кейси
Кейс автоматизації технічних операцій у фінтех-компанії описує AI Integration Bot, який бере на себе повторювані кроки технічної інтеграції. Кейс управлінської аналітики продажів в e-commerce стосується регулярної звітності та панелі для керівництва. Це приклади складу робіт, а не обіцянка цифр для вашого бізнесу.
З чого починати власний проєкт, читайте в матеріалі Автоматизація бізнес-процесів: з чого почати, а про те, навіщо потрібен аудит, у матеріалі Аудит бізнес-процесів перед автоматизацією.
Готові розібрати свій перший процес? Запишіться на безкоштовну консультацію AKORDO.