Как выбрать подрядчика для автоматизации бизнес-процессов: с чего начинает исполнитель, что входит в цену и на что смотреть

Автоматизация бизнес-процессов часто начинается не с той стороны: владелец видит инструмент, а потом ищет, где его применить. Хороший подрядчик идет наоборот. Сначала он выясняет, какие повторяющиеся действия забирают время и где теряются заявки, и только потом выбирает, чем это закрыть.

Начинать нужно с аудита, а не с инструмента

Первый вопрос исполнителю: что вы делаете до того, как что-то строить? В каталоге AKORDO для этого есть отдельная услуга, аудит процессов и возможностей автоматизации. Она выявляет ручной перенос данных, отчеты вручную и места, где действия забываются. Подрядчик, который предлагает сразу писать интеграцию без разбора, рискует автоматизировать ошибку.

Не каждый процесс стоит автоматизировать. Если действие случается раз в месяц, а его настройка стоит больше, чем ручная работа за год, автоматизация не окупится. Честный исполнитель скажет об этом сам.

Пять вопросов подрядчику

1. Какую задачу вы видите первой? Хороший ответ называет конкретную цепочку, например заявка с сайта, CRM, задача менеджеру, а не абстрактное «оптимизировать процессы».
2. Нужен ли здесь AI? Не всегда. Кейс внутренней отчетности AKORDO описывает Telegram-бот и Google Sheets, а AI в перечне его работ нет. Подрядчик, который добавляет AI в каждое предложение, продает технологию, а не решение.
3. Что будет, когда что-то пойдет не так? Спросите про исключения: что происходит с заявкой, если в ней пустое поле, и кто об этом узнает.
4. Кто отвечает за данные? Автоматизация отражает ваши данные. Если в CRM дубликаты, их стоит почистить до запуска.
5. Что после сдачи? Есть ли сопровождение и документация, чтобы систему можно было изменить без того же подрядчика.

Автоматизация или интеграция систем

Это разные вещи, и цена у них разная. Автоматизация убирает ручное действие в одной цепочке: заявка автоматически становится задачей. Интеграция связывает отдельные системы между собой, например CRM, сайт, учет, склад и доставку. Если подрядчик смешивает эти два понятия, его предложение сложно сравнить с другими. Подробнее об интеграции систем в материале Интеграция CRM с учетом, складом и бизнес-системами.

Признаки слабого предложения

• Цена без описания цепочки, которая автоматизируется.
• Обещание сократить расходы на определенный процент без измерений на ваших данных. Без замера до и после такая цифра ничего не значит.
• Нет критерия приемки. Его стоит сформулировать как сценарий: заявка с сайта появляется в CRM, менеджер получает задачу, руководитель видит статус. Этот сценарий проходят вместе с командой до того, как отказаться от ручного порядка.
• Условия о внешних расходах не названы. Лицензии, API, хостинг и телефонию клиент оплачивает отдельно.

Сколько это стоит по каталогу

Пакет «Автоматизация и интеграции» начинается от $800 и включает аудит процессов и автоматизацию бизнес-процессов. Точную сумму AKORDO называет после бесплатной консультации, а сроки в каталоге ориентировочные и не являются договорными.

Что показывают кейсы

Кейс автоматизации технических операций в финтех-компании описывает AI Integration Bot, который берет на себя повторяющиеся шаги технической интеграции. Кейс управленческой аналитики продаж в e-commerce касается регулярной отчетности и панели для руководства. Это примеры состава работ, а не обещание цифр для вашего бизнеса.

С чего начинать собственный проект, читайте в материале Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать, а о том, зачем нужен аудит, в материале Аудит бизнес-процессов перед автоматизацией.

Готовы разобрать свой первый процесс? Запишитесь на бесплатную консультацию AKORDO.